Assistant(e)

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BiepParis

Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

  • Administration générale • SECRETAIRE-ASSISTANTE/SECRETAIRE-ASSISTANT (FPE - FP2ADM04)

Date de fin de publication

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Missions de la structure (sous-direction)

Le bureau Innovation et Recherche clinique (PF4) appartient à la sous-direction du pilotage de la performance des acteurs de l'offre de soins (PF) qui veille à l’emploi optimal des ressources allouées aux offreurs de soins pour garantir les conditions de leur efficience médico-économique ainsi que la qualité et la sécurité des soins. A cet effet, la sous-direction propose les politiques et garantit la cohérence des instruments et des méthodes qui y concourent. Elle évalue le résultat des actions menées dans le champ de la performance par l’ensemble des offreurs de soins.

Missions du bureau

Le bureau PF4 pilote la politique du ministère chargé de la santé en matière de recherche appliquée aux soins et à l’offre de soins et d’innovation. Il définit le cadre (objectifs, missions, normes) et les leviers (indicateurs, financements) de cette politique, les met en œuvre et les évalue. Il finance les missions d'enseignement, de recherche, d'innovation et certaines missions de rôle de référence pour tous les offreurs de soins. Il pilote les programmes de recherche appliquée en santé, les dispositifs d’appui à la recherche, à l’innovation et au rôle de référence des établissements de santé, ainsi que les outils de prise en charge précoce et dérogatoire des médicaments, des actes de biologie médicale et d’anatomopathologie, des dispositifs ou des équipements innovants et les conditions de leur validation.

Effectif des bureaux

Le Bureau PF4 comprend 1 chef de bureau, 2 adjoints et 5 chargés de mission.

Descriptif du poste

  • Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales

  • (la configuration définitive du poste dépendra des compétences du candidat)
  • • Contribuer à l'organisation des appels à projet ministériels de recherche appliquée aux soins et à l’offre de soins :
  • o organisation logistique (planification des salles, du matériel, préparation des badges, etc.)
  • o organisation des colloques et séances de jury (réservation des prestations, envoi des invitations, prise en charge des défraiements avec le bureau support SR4, préparation des books des projets destinés aux jurys avec le service reprographie, etc.)
  • • Gérer en partie les agendas des cadres et des équipes, les courriers papier et électroniques (suivi et classement), le suivi des réponses aux questions écrites
  • • Assurer l’organisation logistique des réunions (présentielles, conférences téléphoniques, visioconférences) : réservation de salle, envoi des invitations, préparation des documents et autres éléments, éventuellement rédaction de compte-rendu, diffusion des documents post-réunion
  • • Enregistrer et suivre les textes législatifs et réglementaires sous SOLON
  • • Apporter un soutien logistique aux chargés de mission sur certains dossiers (par exemple renseignement des expertises pour les programmes de recherche, réception et enregistrement des documents pour le Forfait Innovation)
  • • Appuyer l’assistante de sous-direction et travailler en binôme avec elle (assurer son remplacement quand elle est absente, en binôme sur les dossiers PF4)
  • • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la structure, dont le filtrage
  • • Eventuellement, établir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de l’entité
  • • Participer, avec les autres assistantes, à l'organisation de la continuité de service, sur ces fonctions, tout au long de l'année

Partenaires

  • Au sein du ministère : l’ensemble du bureau PF4, l’ensemble des bureaux des sous directions PF, R, RH et SR, Direction générale de la santé, Direction de la sécurité sociale
  • Acteurs externes : ARS, ATIH, ANSM, CNAM, Cour des Comptes HAS, IGAS, INCa, AbM, MESRI, MEF, représentants des acteurs hospitaliers (fédérations et conférences), représentants des industriels (LEEM, Snitem, SIDIV, AFCRO, …), Bpifrance, SGPI, pôles de compétitivité…

Spécificités du poste / Contraintes

  • Contraintes horaires spécifiques en période de jury

Profil recherché

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances

  • Connaissance des acteurs du domaine d’activité M
  • Connaissance des règles, procédures et protocoles du domaine M

Savoir-faire

  • Capacité de rédaction et de communication (expression écrite et orale) M
  • Maîtrise des outils informatiques courants M

Savoir-être

  • Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe ***
  • Rigueur et sens de l’organisation ***
  • Ténacité, contrôle de soi ***
  • Initiative, autonomie ***
  • Discrétion professionnelle ***

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